来访交流（主邀单位必须预留至少25个工作日提交材料至国际交流科，如因工作日预留不足导致来访材料不能如期办理，自行承担责任）请示材料及其附件：
（1）请示材料内容须包括有：活动名称（如有外文一并提供）、活动地点、活动时间、活动规模、活动主旨和内容、活动的主办承办协办单位名称、活动开展的必要性及可行性、预期活动成果、活动经费情况等。
特别提醒：
A.按照省教育厅的要求，活动涉及讲座、国际会议、野外考察等的，需要在请示材料中说明。
a.讲座：“我单位已对该讲座或学术交流活动的主题、内容进行了审核，同意举办讲座或学术交流活动，并将严格按照相关文件规定要求和程序举办此次讲座或交流活动。”
b.涉及国际会议活动：我单位已对此次国际会议主旨报告、分组学术报告等的主题、内容进行了审核，同意承办/协办国际XXX会，并将严格按照召开国际会议相关文件规定要求和程序举办此次会议。
c.来访活动涉及野外考察、标本采集、高新科技领域研究等除了明确以上相应文字表述外，还须有下述文字表述：根据外事相关要求和规定，我单位已就举办涉外讲座、开展学术交流或野外考察等活动征求XXX（业务主管部门）意见，XXX（业务主管部门）同意我单位举办此次涉外讲座、开展学术交流或野外考察等活动。
（p.s.省教育厅的要求请参见 http://gjc.gznu.edu.cn/info/1992/3332.htm）
B.按照学校办公室的规定，需要在请示材料中明确表态此次活动是否涉密、是否违反相关保密规定。
（2）附件包括：
a. 活动日程安排：需要分上午、下午详细说明活动期间每一天的活动内容，并列出活动地点及该项活动的负责人或联系人或主持人。
b.来访人员名单：（如果来访人员在三人以下可不用提供该材料）
c.参加活动外宾证件信息及其中文翻译：无论参加活动外宾人数多寡，均需要提供这些外宾来黔的有效证件影本，并对证件内容一一进行中文翻译（如果证件本身就是中文的，就不需要再进行翻译了）。所有参加活动的外宾信息都需要上报，无论是学生还是老师。
d.参加活动外宾简介：人物简介主要介绍该名外宾的受教育情况、工作情况、研究领域、成果成就等。
e.其他支撑材料。例如，涉及野外考察、标本采集、高新科技领域研究的活动其相关领域业务主管部门的答复意见材料，拜访函，经费支撑说明、活动举办单位的简介、举办活动的背景意义等。
各附件参考样式：
