申办国际会议（至少在举办会议前6个月提交材料至国际交流科）请示材料及其附件：
（1）请示材料内容须包括有：会议名称（如有外文一并提供）；办会必要性；会议地点、时间、会期；与会人员范围、总数及外宾人数；会议议题和主要内容；会议主办承办协办单位名称；预期活动成果；活动经费情况等。
特别提醒：
A.按照省教育厅的要求，活动涉及国际会议的，需要在请示材料中说明：我单位已对此次国际会议主旨报告、分组学术报告等的主题、内容进行了审核，同意承办/协办国际XXX会，并将严格按照召开国际会议相关文件规定要求和程序举办此次会议。
（p.s.省教育厅的要求请参见 http://gjc.gznu.edu.cn/info/1992/3332.htm）
B.按照学校办公室的规定，需要在请示材料中明确表态此次活动是否涉密。
（2）附件包括：
a. 活动日程安排：需要分上午、下午详细说明活动期间每一天的活动内容，并列出活动地点及该项活动的负责人或联系人或主持人。
b.参加活动外宾人员名单：
c.参加活动外宾证件信息及其中文翻译：无论参加活动外宾人数多寡，均需要提供这些外宾来黔的有效证件影本，并对证件内容一一进行中文翻译（如果证件本身就是中文的，就不需要再进行翻译了）。所有参加活动的外宾信息都需要上报，无论是学生还是老师。
d.参加活动外宾简介：人物简介主要介绍该名外宾的受教育情况、工作情况、研究领域、成果成就等。
e.其他支撑材料。例如，省外办等有关单位同意举办会议的复函、活动举办单位的简介、举办会议的背景意义、经费支撑说明等。
各附件参考样式：
特别说明：
1.国际会议是指在中国境内（不含港澳台）举办的、与会外宾来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等活动。
2.符合国际会议标准但参会外宾（不含港澳台）人数较少的，原则上名称不体现“XXX国际会议”字样。不得为提高规格随意使用“峰会”“国际论坛”等称谓。